投標(biāo)書(shū)的編制必須在認(rèn)真審閱投標(biāo)書(shū)，充分消化和理解投標(biāo)書(shū)中所有條款的基礎(chǔ)上開(kāi)始。在投標(biāo)準(zhǔn)備過(guò)程中，必須對(duì)標(biāo)書(shū)中規(guī)定的條款和要求逐一做出響應(yīng)，否則將被招標(biāo)人視為不同或不響應(yīng)(評(píng)標(biāo)時(shí)扣分)，嚴(yán)重者可能被視為無(wú)效。標(biāo)書(shū)的商務(wù)文件通常由進(jìn)出口公司或工廠進(jìn)出口部編寫(xiě)，技術(shù)文件由制造商或相關(guān)技術(shù)工程師編寫(xiě)或提供，資格文件由雙方提供的資料編寫(xiě)。作為專(zhuān)業(yè)的上海電線電纜進(jìn)出口公司，往往可以提供全套的投標(biāo)準(zhǔn)備服務(wù)，工廠只需要按要求提供必要的數(shù)據(jù)和資料。

1、標(biāo)書(shū)

商務(wù)文件的準(zhǔn)備投標(biāo)的商務(wù)文件應(yīng)由投標(biāo)函格式、投標(biāo)保函、投標(biāo)授權(quán)、投標(biāo)價(jià)格表、質(zhì)量保證承諾和活調(diào)價(jià)率組成。

(1)投標(biāo)函格式(投標(biāo)表格)
投標(biāo)函的格式是標(biāo)書(shū)的靈魂，任何細(xì)節(jié)錯(cuò)誤都可能被視為無(wú)效，所以填寫(xiě)時(shí)要更加仔細(xì)。除了認(rèn)真填寫(xiě)日期、貸款編號(hào)(貸款項(xiàng)目)和招標(biāo)編號(hào)外，還要注意以下幾點(diǎn):

①投標(biāo)總額

(2)應(yīng)在投標(biāo)價(jià)格表的基礎(chǔ)上編制，經(jīng)過(guò)反復(fù)核實(shí)后，分別用阿拉伯?dāng)?shù)字和文字填寫(xiě)，兩者不能有區(qū)別，并要求正確書(shū)寫(xiě)貨幣名稱(chēng)。

③投標(biāo)有效期

投標(biāo)書(shū)的有效期應(yīng)按投標(biāo)書(shū)相應(yīng)條款中的規(guī)定填寫(xiě)，一般為開(kāi)標(biāo)之日起120天。

④開(kāi)始交付和交付完成期。

有些標(biāo)書(shū)要求，如果標(biāo)書(shū)被接受，應(yīng)注明從中標(biāo)通知書(shū)開(kāi)始的交付日期和交付完成日期。這些必須在交貨時(shí)間表后和廠家定好，有一點(diǎn)余量，注意實(shí)際交貨完成日期只能在標(biāo)書(shū)規(guī)定的交貨完成日期之前，即只能提前，不能延遲。

⑤代理名稱(chēng)和傭金
有些國(guó)家的招標(biāo)文件要求在投標(biāo)函格式中注明當(dāng)?shù)卮淼拿Q(chēng)、地址和傭金金額，一旦中標(biāo)，由買(mǎi)方以當(dāng)?shù)刎泿胖Ц?。所以一般投?biāo)函格式中顯示的代理傭金比例不宜過(guò)高，1%為宜，因?yàn)榇韨蚪鸨壤^(guò)高，會(huì)被視為評(píng)標(biāo)腐敗嫌疑。另外，國(guó)外代理商一般不希望自己的傭金比例在標(biāo)書(shū)中完全暴露，全部由買(mǎi)方用自己的貨幣支付。

(2)投標(biāo)保證金

投標(biāo)保函也是投標(biāo)商務(wù)文件中不可缺少的重要文件。如果投標(biāo)書(shū)中沒(méi)有投標(biāo)保函，招標(biāo)人將視其為投標(biāo)人投標(biāo)無(wú)誠(chéng)意，拒絕其投標(biāo)。一般情況下，投標(biāo)保函不存在風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)闊o(wú)論開(kāi)標(biāo)后是否中標(biāo)，投標(biāo)保函都會(huì)被買(mǎi)方按時(shí)返還給開(kāi)證行。一般投標(biāo)保證金的有效期需要在投標(biāo)有效期的基礎(chǔ)上增加30天，即150天。投標(biāo)保函應(yīng)由投標(biāo)人的銀行按照投標(biāo)書(shū)中規(guī)定的格式出具，可采用信函(信函格式)或電報(bào)(內(nèi)部傳真和電報(bào)SWIFT)方式開(kāi)立。但應(yīng)要求銀行在發(fā)給外國(guó)銀行的電報(bào)中明確招標(biāo)人是受益人，并在開(kāi)標(biāo)日前發(fā)給招標(biāo)人相關(guān)部門(mén)。投標(biāo)保證金的數(shù)額一般為投標(biāo)總額的2%，但近年來(lái)，為防止銀行泄密，一般招標(biāo)文件中已規(guī)定了投標(biāo)保證金的具體數(shù)額。

(3)投標(biāo)價(jià)格表(價(jià)格表)

投標(biāo)價(jià)格表應(yīng)清楚地顯示貨物或服務(wù)的名稱(chēng)、內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)和總價(jià)。有些國(guó)際招標(biāo)文件還規(guī)定投標(biāo)價(jià)格表應(yīng)分別注明FOB和CIF，并要求單獨(dú)編制交付至招標(biāo)人所在國(guó)最終目的地的內(nèi)陸運(yùn)輸(服務(wù))價(jià)格。根據(jù)世界銀行和亞行的規(guī)定，單價(jià)與總價(jià)不一致的，以單價(jià)為準(zhǔn)；如果分項(xiàng)價(jià)格與總價(jià)有差異，以分項(xiàng)價(jià)格為準(zhǔn)。在編制電線電纜投標(biāo)價(jià)格表時(shí)，要充分關(guān)注原材料的國(guó)際市場(chǎng)，因?yàn)殡娋€電纜的價(jià)格構(gòu)成是材料重，材料輕，特別是在招標(biāo)中投標(biāo)價(jià)格固定的情況下，廠家要注意主要原材料的套期保值準(zhǔn)備。

(四)授權(quán)委托書(shū)

投標(biāo)委托書(shū)是招標(biāo)中不可缺少的重要法律文件，一般由公司或單位的法人授權(quán)給投標(biāo)單位或部門(mén)的負(fù)責(zé)人，寫(xiě)明該負(fù)責(zé)人將代表法人參與和處理所有投標(biāo)活動(dòng)，包括簽署標(biāo)書(shū)、投標(biāo)前或投標(biāo)后與招標(biāo)人澄清、參加商務(wù)和技術(shù)談判、簽訂合同等。投標(biāo)授權(quán)委托書(shū)文本簡(jiǎn)明扼要，但必須結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，邏輯清晰，一般應(yīng)由法律顧問(wèn)撰寫(xiě)或參照約定格式。

(5)保修。

根據(jù)國(guó)際慣例，質(zhì)量保證承諾書(shū)應(yīng)承諾所提供的貨物是采用最新技術(shù)和設(shè)計(jì)的產(chǎn)品，并采用新的原材料制造，無(wú)工藝缺陷，產(chǎn)品完全按照投標(biāo)書(shū)中規(guī)定的技術(shù)規(guī)范和試驗(yàn)方法進(jìn)行制造、試驗(yàn)和檢驗(yàn)。同時(shí)，保修承諾書(shū)還必須確認(rèn)，一旦買(mǎi)方在貨物調(diào)試后12個(gè)月內(nèi)或貨物到達(dá)目的地(港口)后18個(gè)月內(nèi)發(fā)現(xiàn)任何問(wèn)題，應(yīng)予以修理、退貨和賠償。

(6)價(jià)格調(diào)整率表(價(jià)格變動(dòng))

如果招標(biāo)文件規(guī)定采用活價(jià)調(diào)整投標(biāo)價(jià)格，則招標(biāo)文件的商務(wù)文件必須編制活價(jià)調(diào)整率表，即將開(kāi)標(biāo)前30天的各種原材料價(jià)格逐一正確列出，并注明價(jià)格信息來(lái)源。例如，在準(zhǔn)備電線和電纜的國(guó)際招標(biāo)時(shí)，必須正確提供倫敦金屬交易所(LME)的銅和鋁的價(jià)格或其他主要原材料的價(jià)格，包括PVC或聚乙烯的國(guó)際價(jià)格。在合同執(zhí)行期間，買(mǎi)方將根據(jù)以下現(xiàn)場(chǎng)價(jià)格公式(ZEBRA)計(jì)算實(shí)際交貨前第三個(gè)月的國(guó)際原材料平均價(jià)格，并根據(jù)該計(jì)算結(jié)果支付貨款。

DEC= ECO[A(A1-A0)/AB(B1-B0)/B0]在此公式中:DEC =調(diào)整后的美元價(jià)格(不含運(yùn)費(fèi))ECO=CIF導(dǎo)體美元價(jià)格(不含預(yù)付款、印度代理傭金和運(yùn)費(fèi))# 39；0#39;=開(kāi)標(biāo)日期前30天的原材料價(jià)格# 39；1#39;=實(shí)際裝運(yùn)前第三個(gè)月原材料日平均價(jià)格A=電工用鋁錠(LME) B=高級(jí)電解鋅(公報(bào)或LME) a=電工用鋁錠系數(shù)(0.65) b=高級(jí)電解鋅系數(shù)(0.02)到岸價(jià)的33%(0.33)是固定系數(shù)(加工費(fèi)等。)且不包含在實(shí)時(shí)價(jià)格調(diào)整公式中。

2、投標(biāo)資格文件的編制

一般招標(biāo)文件的資格文件包括進(jìn)出口公司和制造商(工廠)。如果廠家自己投標(biāo)，只需要提供自己的資質(zhì)文件即可。根據(jù)招標(biāo)文件的規(guī)定，除了證明投標(biāo)人是合格的投標(biāo)人(具有參加投標(biāo)的最低資格)外，還必須提供以下充分的證明文件:

(1)投標(biāo)人和制造商概述；

(2)投標(biāo)人和制造商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照；

(3)投標(biāo)人和廠商三年財(cái)務(wù)報(bào)表和審計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表和現(xiàn)金流量表(部分招標(biāo)文件要求五年財(cái)務(wù)報(bào)表)；

(4)投標(biāo)人和制造商的銀行信用報(bào)告或證明，以確認(rèn)投標(biāo)人和制造商在中標(biāo)后有經(jīng)濟(jì)能力履行合同。

(5)供應(yīng)商的供貨經(jīng)驗(yàn)和用戶(hù)運(yùn)行證明，供貨數(shù)量應(yīng)滿(mǎn)足招標(biāo)要求。如印度鋼芯鋁絞線(斑馬)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，生產(chǎn)廠家必須是同類(lèi)產(chǎn)品供貨1000km以上的證明，包括供貨合格證明、質(zhì)檢證明、發(fā)票、用戶(hù)操作證明等，否則將視為招標(biāo)方和生產(chǎn)廠家對(duì)供貨經(jīng)驗(yàn)有異議，并扣分或取消評(píng)標(biāo)資格。

(7)制造商提供的貨物的生產(chǎn)設(shè)備、檢測(cè)設(shè)施和質(zhì)量控制過(guò)程，包括ISO9000認(rèn)證。

3、技術(shù)文件

技術(shù)文件的編制一般由制造廠相關(guān)工程師在認(rèn)真查閱標(biāo)書(shū)技術(shù)規(guī)范和要求后確認(rèn)，并對(duì)標(biāo)書(shū)技術(shù)規(guī)范中規(guī)定的技術(shù)數(shù)據(jù)做出積極明確的回應(yīng)。技術(shù)差異原則上一般不填，否則因技術(shù)差異扣分，重大技術(shù)差異視為無(wú)效投標(biāo)。在編制技術(shù)文件時(shí)，制造商還必須非常注意投標(biāo)書(shū)技術(shù)規(guī)范中提到的貨物的測(cè)試標(biāo)準(zhǔn)和方法，因?yàn)橥稑?biāo)書(shū)的一些技術(shù)規(guī)范是由買(mǎi)方邀請(qǐng)的國(guó)際權(quán)威監(jiān)理公司編制的，其技術(shù)要求和測(cè)試方法高于一般的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。投標(biāo)人和制造商應(yīng)對(duì)此保持謹(jǐn)慎，并應(yīng)及時(shí)澄清任何異議或問(wèn)題。技術(shù)文件一般包括以下內(nèi)容:

(1)技術(shù)參數(shù)的保證

(2)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)圖，電線電纜除產(chǎn)品結(jié)構(gòu)圖外，還要編制包裝板圖。

(3)同類(lèi)產(chǎn)品的型式試驗(yàn)報(bào)告，必須在獨(dú)立、權(quán)威的實(shí)驗(yàn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行。投標(biāo)的商務(wù)文件、資格文件和技術(shù)文件完成后必須認(rèn)真校對(duì)，特別是商務(wù)文件中投標(biāo)函的格式和投標(biāo)報(bào)價(jià)表中所列的價(jià)格必須一致正確。商務(wù)文件經(jīng)校對(duì)后，應(yīng)由授權(quán)的投標(biāo)負(fù)責(zé)人簽字蓋章，投標(biāo)書(shū)的每一頁(yè)還必須標(biāo)有角標(biāo)。標(biāo)書(shū)通常用英語(yǔ)編寫(xiě)。如果相關(guān)證書(shū)和檢測(cè)報(bào)告是中文的，應(yīng)由權(quán)威翻譯機(jī)構(gòu)翻譯并蓋章，以表明翻譯文件的正確性。